Millainen on hyvä kutsu?
Leikkisä muistisääntö K.I.S.S. eli Keep It Simple Stupid, toimii kaikkeen viestintään. Kun siis kirjoitat kutsua, ole lyhyt ja ytimekäs. Kerro tapahtumasta olennaisin – parkkipaikkaohjeet ja ruokalistan voi lähettää vahvistusviestissä. Kerro mitä, missä, milloin, miksi ja osoite, jossa voi ilmoittautua. Kerro, mihin mennessä täytyy ilmoittautua, ja jos paikkoja on rajoitetusti. Kirjoita sähköpostikutsulle otsikko, joka kertoo selkeästi, mistä on kysymys. Vältä huutomerkkejä ja sanoja, joita voidaan pitää roskapostina.
Myy tilaisuutesi
Mieti, miksi kutsun saaja kiinnostuisi tilaisuudestasi? Mitä syitä hänellä on osallistua? Perustele muutamalla lauseella, miksi tilaisuuteen kannattaa osallistua. Lopuksi kehota vastaanottajaa toimimaan. Käytä lauseita kuten ”Laita päivä kalenteriisi”, ”kerro ystävällesi ja tulkaa yhdessä”, ”Varmista oma paikkasi ja ilmoittaudu heti”. Luetuta tekstisi jollain toisella, jos vain mahdollista.
Ole ajoissa
Rapakon takana on tapana lähettää Save the Date kuukausia ennakkoon ja varsinainen kutsu lähempänä itse tapahtumaa. Älä odottele viimeisiä varmistuksia ohjelmaan, vaan lähetä kutsu hyvissä ajoin. Kalenterit täyttyvät nopeasti.
Muistuta
Voit hyvin lähettää kutsun uudelleen kaikille heille, jotka eivät vielä ole kutsuusi reagoineet. Varmista, ettet lähetä uusintakutsua heille, jotka ovat jo ilmoittautuneet.
Mielikuva ja maine rakentuvat pienistä asioista
Juttu on julkaistu Talotekniikka-lehden välissä ilmestyvässä Suomen LVI-liiton jäsenliitteessä 9.3.2017